Este fluxo garante que todas as audiências sejam devidamente comunicadas aos clientes com antecedência de 15 dias, que os resultados sejam registrados tempestivamente e que as atas sejam enviadas dentro do prazo estabelecido.

O processo de cadastro de ações novas é o ponto de entrada de novos processos judiciais e administrativos no sistema de gestão do escritório. Este fluxo garante que todas as informações essenciais sejam capturadas desde o início, que o provisionamento inicial seja realizado conforme a metodologia CPC 25 e que os prazos processuais sejam agendados automaticamente.

O processo de leitura de publicações é crítico para garantir que nenhum prazo processual seja perdido. Este fluxo envolve três etapas principais: conferência das publicações pela Controladoria, leitura e análise pelo advogado, e tratamento pela Controladoria com cadastro de compromissos e tarefas no sistema.

O processo de provisionamento é essencial para garantir que os clientes tenham uma visão precisa e atualizada do passivo jurídico, conforme exigido pela norma contábil CPC 25. Este fluxo envolve a avaliação contínua da probabilidade de perda ou êxito em cada processo, a estimativa de valores envolvidos e a geração de relatórios mensais para fins contábeis.

O processo de encerramento de processos é o último estágio do ciclo de vida de um processo judicial ou administrativo. Este fluxo garante que todos os dados finais sejam corretamente registrados, que a avaliação contábil seja realizada antes do encerramento e que o cliente seja formalmente informado sobre a conclusão do processo.

O processo de demandas consultivas trata das solicitações de pareceres, análises de documentos, elaboração de contratos e outras atividades de consultoria jurídica que não estão vinculadas a processos judiciais ou administrativos. Este fluxo garante que todas as demandas consultivas sejam cadastradas, acompanhadas e respondidas dentro dos prazos estabelecidos.

O processo de solicitação de pagamento de custas judiciais garante que todos os pagamentos sejam realizados dentro dos prazos processuais, com autorização adequada, rastreabilidade completa e registro no sistema. Este fluxo envolve o advogado, o financeiro, o administrativo e a Controladoria.

Além dos fluxos principais modelados, a Controladoria executa diversos outros processos complementares que são essenciais para a gestão jurídica e operacional do escritório.

O Legal One possui mesas de trabalho personalizadas que organizam e facilitam o acesso rápido a informações específicas para a gestão da Controladoria Jurídica. Atualmente, existem 6 mesas de trabalho configuradas no sistema.

A comunicação eficaz dos processos e resultados é fundamental tanto para a equipe interna quanto para os clientes. Os fluxos BPMN devem estar sempre atualizados, facilmente acessíveis e visualizáveis por toda a equipe.

Situação Atual e Oportunidades de Melhoria

O Legal One possui workflows automatizados que auxiliam na execução dos processos da Controladoria Jurídica. Uma análise recente identificou pontos de atenção e oportunidades de otimização.

Ações prioritárias que requerem atenção imediata para garantir a continuidade operacional e a qualidade dos serviços prestados.