Fluxos de trabalho da Controladoria Jurídica
Data: 27/02/2026
Versão 1.3
Fluxo de Atas e Pautas de Audiências*
Descrição do Processo
O processo de gestão de atas e pautas de audiências é fundamental para garantir que os clientes sejam informados antecipadamente sobre audiências agendadas e recebam, tempestivamente, as atas com os resultados e desdobramentos de cada audiência realizada.
Periodicidade
  • Semanal: Envio de pauta de audiências aos clientes (toda segunda-feira)
  • 24 horas: Registro da audiência pelo advogado após realização
  • 24 horas: Envio da ata ao cliente pela Controladoria
  • 48 horas: Conferência de envio da ata pelo Controller
Responsáveis
Advogado/Sócio
Realização da audiência, registro no sistema, solicitação de cancelamentos
Controladoria
Geração e envio da pauta semanal, envio de atas aos clientes
Controller
Conferência de envio das atas e cumprimento dos compromissos
Diagrama BPMN - Fluxo Horizontal
Este fluxo garante que todas as audiências sejam devidamente comunicadas aos clientes com antecedência de 15 dias, que os resultados sejam registrados tempestivamente e que as atas sejam enviadas dentro do prazo estabelecido.
Duplo Check Obrigatório
Para cancelamento de audiências
Prazo de 24h
Para registro da audiência pelo advogado
Prazo de 24h
Para envio da ata pela Controladoria
Conferência em 48h
Pelo Controller

Proposta de Mudança
Prazo atual: Conferência de envio da ata em 48h
Novo prazo proposto: 24h
Fluxo de Ações Novas - Judicial e Administrativa*
O processo de cadastro de ações novas é o ponto de entrada de novos processos judiciais e administrativos no sistema de gestão do escritório. Este fluxo garante que todas as informações essenciais sejam capturadas desde o início, que o provisionamento inicial seja realizado conforme a metodologia CPC 25 e que os prazos processuais sejam agendados automaticamente.
Fluxo Horizontal
Etapas Detalhadas
01
Solicitação de Cadastro
Envio de e-mail para controladoria@oliveirarcardoso.com.br com assunto "CADASTRO" ou "NOVA DEMANDA - Nº CNJ - PARTES". Anexar petição inicial, documentos gerais, guias judiciais, defesas e e-mails relacionados. Indicar urgência se necessário.
02
Abertura de Pasta no Legal One
Controladoria realiza abertura em até 5 dias úteis (normal) ou 24 horas (urgente). Inserção de todas as informações essenciais: número CNJ, partes, advogado responsável, natureza da ação, valor da causa e etiquetas adequadas.
03
Provisionamento Inicial
Controladoria realiza provisionamento seguindo metodologia do cliente. Para clientes sem metodologia específica: classificação padrão "Perda - Possível" com risco médio e valor da causa como provisão inicial.
04
Conferência de Provisão
Advogado responsável tem 24 horas para revisar o cadastro e ajustar a provisão. Análise da probabilidade de perda ou êxito (Provável, Possível, Remota), estimativa de valores e classificação conforme CPC 25.
05
Relatório Semanal Automático
Toda segunda-feira, o Legal One envia automaticamente planilha com todas as ações cadastradas nos últimos 7 dias para o advogado responsável, permitindo revisão adicional.
Pontos de Controle
Prazo de Abertura
5 dias úteis (normal) ou 24 horas (urgente)
Provisionamento Obrigatório
No momento do cadastro
Conferência de Provisão
Pelo advogado em até 24 horas
Relatório Semanal
Automático para revisão

Proposta de Mudança
Proposta de Mudança de Prazo:
  • Prazo atual: Abertura de pasta no Legal One e provisionamento inicial em 5 dias úteis
  • Novo prazo proposto: 2 dias úteis
Fluxo de Leitura de Publicações*
O processo de leitura de publicações é crítico para garantir que nenhum prazo processual seja perdido. Este fluxo envolve três etapas principais: conferência das publicações pela Controladoria, leitura e análise pelo advogado, e tratamento pela Controladoria com cadastro de compromissos e tarefas no sistema.
Fluxo Horizontal
Responsabilidades por Ator
Controller
Monitora diariamente as publicações capturadas pelo Legal One. Prazo de 48 horas para conferir e lançar cada publicação no sistema. Intimações não associadas a processos cadastrados devem ser encaminhadas ao setor para análise.
Advogado/Sócio
Recebe notificação de novas publicações. Prazo de até 2 dias úteis (contados da data da publicação) para realizar a leitura. Deve preencher o campo Observações seguindo o modelo padronizado e alterar o tipo do andamento para "Publicação Lida".
Controladoria (Paralegal)
Monitora diariamente as publicações lidas. Identifica aquelas que possuem prazos informados no campo Observações. Cadastra o compromisso ou tarefa correspondente no Legal One e altera o tipo do andamento para "Publicação Tratada".
Modelo de Preenchimento

Campo Observações - Padrão:
"DATA – PRAZO A SER CUMPRIDO – RESPONSÁVEL"
ou
"SEM PRAZO"
Para decisões que impactam provisão: Informar a faixa e os valores a serem alterados.
1
48 horas
Conferência pelo Controller
2
2 dias úteis
Leitura pelo Advogado
3
Diário
Monitoramento pela Controladoria

Proposta de Mudança
Proposta de Mudança de Prazo:
  • Prazo atual: Conferência e lançamento de publicações pelo Controller em 48h
  • Novo prazo proposto: 24h
  • Nova regra: Conferir e lançar publicações recebidas no dia anterior. A equipe de Controladoria Jurídica passará a realizar a conferência e lançamento.
Fluxo de Provisionamento de Processos
O processo de provisionamento é essencial para garantir que os clientes tenham uma visão precisa e atualizada do passivo jurídico, conforme exigido pela norma contábil CPC 25. Este fluxo envolve a avaliação contínua da probabilidade de perda ou êxito em cada processo, a estimativa de valores envolvidos e a geração de relatórios mensais para fins contábeis.
Fluxo Horizontal
Classificações CPC 25
Perda - Provável
Risco alto, provisão obrigatória
Perda - Possível
Risco médio, provisão recomendada
Perda - Remota
Risco baixo, sem provisão
Êxito - Provável
Alta probabilidade de ganho
Êxito - Possível
Média probabilidade de ganho
Êxito - Remota
Baixa probabilidade de ganho
Eventos que Impactam Provisão
  • Sentenças de primeiro grau: Decisão que julga o mérito da ação
  • Acórdãos: Decisões de tribunais superiores
  • Acordos judiciais: Homologação de acordos entre as partes
  • Recursos interpostos: Mudança na fase processual
  • Decisões liminares: Decisões provisórias com impacto relevante
  • Mudanças significativas no contexto: Alterações jurisprudenciais ou legislativas
Valores a Serem Estimados
  • Valor da causa
  • Valor envolvido originário
  • Honorários advocatícios (provisão)
  • Multas (provisão)
  • Valor de acordo ou condenação
  • Valor de honorários de condenação
Dia Útil
Prazo para envio do relatório mensal
100%
Rastreabilidade
Todas as alterações documentadas
Fluxo de Encerramento de Processos
O processo de encerramento de processos é o último estágio do ciclo de vida de um processo judicial ou administrativo. Este fluxo garante que todos os dados finais sejam corretamente registrados, que a avaliação contábil seja realizada antes do encerramento e que o cliente seja formalmente informado sobre a conclusão do processo.
Fluxo Horizontal
Formas de Encerramento Processual
Sentença Transitada em Julgado
Decisão final sem possibilidade de recursos
Acordo Homologado
Acordo entre as partes aprovado pelo juiz
Extinção sem Resolução de Mérito
Processo encerrado por questões processuais
Desistência
Parte desiste da ação judicial
Avaliação Contábil Obrigatória
A Controladoria tem o prazo de 48 horas para realizar a avaliação contábil obrigatória, que inclui:
  • Revisão do histórico completo do processo
  • Verificação de todas as provisões lançadas ao longo do tempo
  • Conferência de valores pagos ou recebidos
  • Validação de acordos e condenações
  • Análise de impactos financeiros finais
Avaliação Contábil
48 horas
Ajuste de Dados
Sistema atualizado
Arquivamento
Documentos no GED
Comunicação
Cliente informado
Fluxo de Demandas Consultivas
O processo de demandas consultivas trata das solicitações de pareceres, análises de documentos, elaboração de contratos e outras atividades de consultoria jurídica que não estão vinculadas a processos judiciais ou administrativos. Este fluxo garante que todas as demandas consultivas sejam cadastradas, acompanhadas e respondidas dentro dos prazos estabelecidos.
Fluxo Horizontal
Tipos de Demandas Consultivas
Parecer Jurídico
Análise técnica e fundamentada sobre questões jurídicas
Análise de Documento
Revisão e análise de contratos e documentos
Elaboração de Contrato
Redação de contratos e instrumentos jurídicos
Distrato
Elaboração de distratos e rescisões contratuais
Gestão de Contratos
Acompanhamento e gestão de contratos vigentes
Informações Obrigatórias no Cadastro
01
Tipo e Subtipo
Selecionar corretamente (ex: Consultivo/Parecer, Consultivo/Análise de documento, Gestão de contratos/Distrato)
02
Descrição da Demanda
Descrição clara e objetiva da solicitação do cliente
03
Data de Início Prevista
Data de recebimento da solicitação
04
Data de Conclusão Prevista
Considerando volume, complexidade e SLA do cliente
05
Solicitante e Responsável
Indicar solicitante (único), responsável (único) e executantes (podem ser múltiplos)

Prazo para Cadastro: 1 dia útil após recebimento da solicitação
Documentos: Todos os documentos relacionados devem ser inseridos na aba GED da pasta do compromisso
Fluxo de Solicitação de Pagamento de Custas
O processo de solicitação de pagamento de custas judiciais garante que todos os pagamentos sejam realizados dentro dos prazos processuais, com autorização adequada, rastreabilidade completa e registro no sistema. Este fluxo envolve o advogado, o financeiro, o administrativo e a Controladoria.
Fluxo Horizontal
Tipos de Custas Judiciais
  • Custas iniciais: Pagamento para ajuizamento da ação
  • Custas de recurso: Pagamento para interposição de recursos
  • Honorários periciais: Pagamento de perícias técnicas
  • Diligências: Pagamento de oficiais de justiça e outros
  • Publicações: Pagamento de publicações em diários oficiais
  • Certidões: Pagamento de certidões e documentos
Informações Obrigatórias no E-mail
  • Número do processo
  • Motivo da solicitação
  • Valor a ser pago
  • Prazo para pagamento
  • Guia anexa
Regras Importantes
1
Cópia Obrigatória
Sempre incluir controladoria@oliveiracardoso.com.br no e-mail de solicitação
2
Autorização do Sócio Gestor
Obrigatória quando o pagamento for realizado pelo escritório
3
Prazo Mínimo
1 dia útil para organização financeira do escritório
4
Solicitações Urgentes
E-mail até 13h para financeiro@oliveiracardoso.com.br (A/C Stephania) e administrativo@oliveiracardoso.com.br (A/C Marcela)
5
Repasse Prévio
Sempre que possível, avaliar repasse prévio pelo cliente via PIX
Processos Complementares
Além dos fluxos principais modelados, a Controladoria executa diversos outros processos complementares que são essenciais para a gestão jurídica e operacional do escritório.
Envio de Correspondências e Telegramas
Descrição: Solicitação e envio de correspondências, notificações extrajudiciais e telegramas para testemunhas, partes e terceiros.
Responsáveis: Advogado (solicitação), Administrativo (envio), Controladoria (lançamento no sistema).
Periodicidade: Sob demanda.
Solicitação de Diligências
Descrição: Solicitação de diligências externas como protocolos, cópias de processos, certidões, buscas em cartórios e outras atividades que exigem deslocamento físico.
Responsáveis: Advogado (solicitação), Controladoria (coordenação), Paralegal ou terceiro (execução).
Periodicidade: Sob demanda.
Envio de Decisões Judiciais (Área Trabalhista)
Descrição: Envio de decisões judiciais relevantes aos clientes, específico para a área trabalhista, incluindo sentenças e acórdãos.
Responsáveis: Controladoria (envio), Advogado responsável (cópia).
Periodicidade: Sob demanda (quando há decisões relevantes).
Reembolso de Despesas com Viagem
Descrição: Solicitação e pagamento de reembolso de despesas com viagens (passagens, hospedagem, alimentação, deslocamento).
Responsáveis: Advogado (solicitação), Financeiro (pagamento e faturamento ao cliente).
Periodicidade: Todo dia 15 (pagamento), 10 dias de antecedência (solicitação de reservas).
Reembolso de Despesas Gerais
Descrição: Solicitação e pagamento de reembolso de despesas gerais (materiais, serviços, outras despesas relacionadas aos processos).
Responsáveis: Advogado (solicitação), Financeiro (pagamento e faturamento ao cliente).
Periodicidade: Todo dia 15 (pagamento).
Relatórios Periódicos
Descrição: Geração e envio de relatórios periódicos aos clientes e equipes.
Tipos: Relatório Diário (prazos pendentes), Relatório Semanal (ações cadastradas), Relatório Mensal (processos ativos, relatórios contábeis e provisões).
Responsáveis: Controladoria (geração e envio), Legal One (automação).
Periodicidade: Diária, semanal e mensal.
Mesas de Trabalho no Legal One
O Legal One possui mesas de trabalho personalizadas que organizam e facilitam o acesso rápido a informações específicas para a gestão da Controladoria Jurídica. Atualmente, existem 6 mesas de trabalho configuradas no sistema.
Auditoria
Mesa dedicada ao acompanhamento de compromissos e auditorias. Nota: vai para um compromisso cumprido de 2022.
Gestão de Carteira
Visualização de processos ativos e suspensos de cada sócio separadamente (Fabiana, Rafael, Neimar, Bruno, Fabiano).
Processos
Diferentes filtros de processos organizados em submesas específicas, incluindo: processos suspensos, prazos abertos hoje, ações cíveis não pagas, processos baixados, encerrados este mês, compromissos de prazos futuros, ações novas TRF, prazos encerrados, ações distribuídas, ações encerradas 200 dias, e trabalhistas 31/12/2023.
Provisionamento
Processos provisionados filtrados pelo campo personalizado "Data do provisionamento" entre 01/01/1900 e 25/03/2024.
Publicações
Gestão completa de publicações com submesas para: publicações pendentes de leitura (tipo "Publicação", não descartada, data "esse ano"), processos críticos (campo "processos críticos" sim, tipo "publicação/lida"), publicações para verificação, publicações com envolvimento de Rafael Comarela, publicações lidas, e limpeza de duplicidade.
Time Sheet
Controle de horas trabalhadas com situação pendente de aprovação ou lançamento.

As mesas de trabalho são ferramentas essenciais para organização e produtividade da equipe, permitindo acesso rápido e filtrado às informações mais relevantes para cada função.
Relatórios e Apresentações: Comunicação Eficaz com Equipe e Clientes
A comunicação eficaz dos processos e resultados é fundamental tanto para a equipe interna quanto para os clientes. Os fluxos BPMN devem estar sempre atualizados, facilmente acessíveis e visualizáveis por toda a equipe.
Para a Equipe Interna
Fluxos BPMN Atualizados
Manter os diagramas BPMN sempre atualizados e disponíveis em plataforma acessível (Gamma, Manus, SharePoint). Fundamental que toda a equipe tenha acesso rápido para consulta.
Mesas de Trabalho no Legal One
Utilizar as mesas de trabalho configuradas para organização diária e acompanhamento de tarefas específicas de cada função.
Dashboards Operacionais
Painéis com métricas de desempenho, prazos, produtividade e indicadores de qualidade para acompanhamento gerencial.
Para os Clientes
Relatórios com Dados
Relatórios técnicos com dados quantitativos, estatísticas, provisões, análise de riscos e informações contábeis detalhadas.
Relatórios Didáticos
Apresentações visuais e didáticas que explicam de forma clara e acessível a situação do portfólio jurídico, tendências e recomendações estratégicas.

A combinação de relatórios técnicos com apresentações didáticas garante que diferentes perfis de stakeholders (jurídico, financeiro, executivo) compreendam adequadamente as informações e possam tomar decisões estratégicas informadas.
Análise dos Workflows no Legal One
Situação Atual e Oportunidades de Melhoria
O Legal One possui workflows automatizados que auxiliam na execução dos processos da Controladoria Jurídica. Uma análise recente identificou pontos de atenção e oportunidades de otimização.
Situação Atual dos Workflows
  • 13 modelos desenhados no sistema
  • 8 modelos publicados para utilização
  • 5 modelos operacionais atualmente em uso
Desafios Identificados
A estrutura atual dos workflows é densa e complexa, com muitos campos personalizados e ramificações. Isso dificulta a utilização dos fluxos e requer maior atenção da equipe para atender às ações que acionam os workflows.
Oportunidade de Melhoria
É possível reestruturar estes procedimentos para torná-los mais dinâmicos e assertivos. A otimização deve ser feita em conjunto com a equipe interna para reconhecer as necessidades reais e simplificar os processos.

Recomendação: Realizar workshop com a equipe para mapear pontos de fricção nos workflows atuais e redesenhar os fluxos priorizando simplicidade, usabilidade e eficiência operacional.
Ações em Andamento - Prioridade Urgente
Ações prioritárias que requerem atenção imediata para garantir a continuidade operacional e a qualidade dos serviços prestados.
Códigos de Autenticação
Status por sistema:
  • TRF 2: ✓ Concluído
  • PJe: Em andamento
  • Demais sistemas: Aguardando retorno
Atualização e configuração dos códigos de autenticação para acesso aos sistemas judiciais eletrônicos. Essencial para manter o acesso contínuo aos processos e publicações.
Adequação de Relatórios
Status: Em desenvolvimento
Revisão e adequação dos relatórios gerenciais e operacionais para melhor atender às necessidades da equipe interna e dos clientes, garantindo informações precisas e atualizadas.

⚠️ Atenção: Estas ações são críticas para a operação da Controladoria Jurídica.
Referências
A modelagem apresentada neste documento foi elaborada com base na análise detalhada dos seguintes arquivos da pasta Controladoria:
Guias de Procedimentos
  • Guia de procedimentos - Atas e pautas de audiências.pdf
  • Guia de procedimentos - Ações novas - Judicial e administrativa.pdf
  • Guia de procedimentos - Consultivo.pdf
  • Guia de procedimentos - Leitura de publicações.pdf
  • Guia de procedimentos - Provisionamento.pdf
  • Guia de procedimentos - Encerramentos de processos e recursos.pdf
  • Guia de procedimentos - Correios.pdf
  • Guia de procedimentos - Diligências.pdf
  • Guia de procedimentos - Envio de decisões judiciais.pdf
  • Guia de procedimentos - Solicitação de pagamento de custas.pdf
Manuais e Outros Documentos
  • Manual de procedimentos - Pedido de reembolsos.pdf
  • Arquivos de e-mail (.eml) da pasta Controladoria
  • Planilhas (.xlsx) da pasta Controladoria

Total de Arquivos Analisados: 42 documentos
Metodologia: Análise detalhada de cada documento para identificação de processos, responsabilidades, prazos e pontos de controle
Notação Utilizada: BPMN (Business Process Model and Notation)